Co dělat, když jste chtěli odpovědět jednomu člověku, ale omylem jste mail poslali všem?
Stačí chvilka nepozornosti a zprávu určenou jedinému člověku omylem pošlete všem. Mailová komunikace je zrádná, doručuje rychlostí blesku. Jak předejít omylům?
Zatímco u nových a neznámých aktivit se musíme pořádně soustředit, známé a opakované činnosti, jako třeba posílání mailů, provádíme automaticky. A právě narušené automatismy vedou ke zkratovým situacím.
Automatismy často narušuje únava, spánkový deficit, nemoc, přepracování a stres, se kterým se čas od času setkává každý. Když už chybu uděláte, je dobré vědět, jak smysluplně zareagovat a pokusit se o nápravu.
Co se může stát
1. Klient či dodavatel pošle e-mail. Kolegům napíšete pár kritických nebo nediplomatických poznámek, ale omylem je odešlete i klientovi či dodavateli.
2. Klient či dodavatel pošle e-mail s obchodní nabídkou. Vy kolegům napíšete pár poznámek, kde navrhujete, co odpovědět. Ale omylem svůj taktický plán pošlete i klientovi či dodavateli.
3. Kritické hodnocení práce kolegy omylem pošlete i na e-mailovou adresu dotyčného nebo dalších zaměstnanců, kteří se něco takového vůbec neměli dozvědět.
4. Systém automatických oprav nebo nepozornost způsobí, že rozešlete kolegům nebo klientům opravdu trapnou zprávu.
Obecně platí, že bychom funkcí „Odpovědět všem“ měli šetřit. Je totiž pravděpodobné, že obsah zprávy zdaleka nezajímá všechny. Nebo odkrývá informace, které se k některým lidem neměly dostat. Ať už se jedná o pracovní projekt, nebo řešení krizové situace. Ve všech případech je nejlepší rovnou reagovat omluvným e-mailem a přiznat svou chybu.
Nejlepší obranou je prevence
Pokud víte, jak omylům s odpovídáním na maily předejít, můžete si ušetřit spoustu starostí. Jaké jsou zásady správné e-mailové komunikace?
První možnost: Nejprve klikněte na tlačítko „Přeposlat“ a do nového okna napište svoji odpověď. Pak mechanicky přidejte adresy příjemců.
Druhá možnost: Nastavte si automatické zpoždění odeslání (třeba 60 vteřin nebo i více) e-mailu od chvíle, kdy kliknete na „Odeslat“.
Třetí možnost: Používáte-li MS Outlook, odstraňte tlačítko „Odpovědět všem“ z lišty. Neodstraníte ho tím navždy, pokud ho budete někdy potřebovat, najdete ho v příslušné kolonce v menu.
Čtvrtá možnost: Funguje při vnitrofiremní komunikaci. Pokud máte v rámci firmy jednotný MS Exchange server a všichni zaměstnanci používají Outlook, můžete použít funkci Recall Command, která dokáže smazat odeslanou zprávu i v e-mailových schránkách příjemců. Pokud ji tedy ještě neotevřeli.
Odpovědi bez konce
E-mailová komunikace pořádně zavařila například Kolumbijské škole žurnalistiky. Ta v roce 2014 rozeslala obrovskému množství lidí hromadný e-mail, ve kterém vyzývala k účasti na kariérním veletrhu. Na e-mail začaly jednotlivé subjekty reagovat a odpovídaly všem na mailing listu. Z komunikace se postupně stal nekonečný řetězec, který zahlcoval schránky jednotlivých příjemců. Desítky lidí začaly žadonit o odstranění z konverzace a vytvářely další a další zprávy. Když komunikační bitva ustala, sem tam se objevil nějaký troll, který řetězec hromadných e-mailů opět spustil.
Podobná situace nastala i ve známém deníku The New York Times v roce 2016. Tehdy produktová manažerka odeslala informace o pracovních cestách víc lidem, než měla. Nastala smršť zpráv, ve kterých lidé začali požadovat odstranění ze seznamu příjemců. Opět však odpovídali všem a zahlcovali si vzájemně schránky.
Jak pro britský deník The Guardian píše novinářka Elle Huntová, jen v jednom případě se vyplatí odpovědět všem kolegům. A to tehdy, když ve vaší kanceláři začne hořet. Pak můžete na hromadný e-mail rychle odpovědět „Hoří“, rychle zaklapnout počítač a zmizet.