Jak co nejefektivněji pracovat z domova?
Přinášíme tipy pro zaměstnavatele i zaměstnance
Jak co nejefektivněji pracovat z domova?
Přinášíme tipy pro zaměstnavatele i zaměstnance
Březen 2020
Řada z nás teď musí pracovat z domova. Home office ale přináší výzvy, kterým musí čelit jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci. Jak si doma zorganizovat práci a co potřebuje ředitel firmy pro efektivní komunikaci online?
V současné situaci musejí umět pracovat mimo kancelář i společnosti, které tímto způsobem dříve nefungovaly. Některé se proto můžou potýkat s nedostatkem zkušeností, od užívání digitálních nástrojů přes organizaci týmů na dálku až po samotné nastavení dobrého pracovního prostředí u sebe doma. Home office totiž vyžaduje nejen silnou soustředěnost, ale také větší nároky na transparentnost a empatii.
Co by měli dělat zaměstnanci, manažeři a vedoucí firem v rámci běžného pracovního dne?
Řada z nás teď musí pracovat z domova. Home office ale přináší výzvy, kterým musí čelit jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci. Jak si doma zorganizovat práci a co potřebuje ředitel firmy pro efektivní komunikaci online?
V současné situaci musejí umět pracovat mimo kancelář i společnosti, které tímto způsobem dříve nefungovaly. Některé se proto můžou potýkat s nedostatkem zkušeností, od užívání digitálních nástrojů přes organizaci týmů na dálku až po samotné nastavení dobrého pracovního prostředí u sebe doma. Home office totiž vyžaduje nejen silnou soustředěnost, ale také větší nároky na transparentnost a empatii.
Co by měli dělat zaměstnanci, manažeři a vedoucí firem v rámci běžného pracovního dne?
Tipy pro zaměstnavatele
- Ranní porada? S aplikací, jako je Zoom, žádný problém. Jako vedoucí firmy nejspíš začínáte den společnou poradou. I teď si potřebujete říct, jaké problémy aktuálně řešíte a co je potřeba udělat. Nainstalujte si Zoom a nastavte si v něm online schůzky na každý den ve stejnou hodinu, kdy si s kolegy povíte, co se stíhá, co ne a jaké jsou teď vaše priority.
- Vymezte si každý den dvě hodiny, kdy budete pracovat „offline“. Jako manažer či ředitel firmy jste tím, na koho se v krizi budou všichni obracet. I vy ale potřebujete během dne čas na práci, při které vás druzí nebudou rušit.
- Dohodněte se s kolegy na průběžné komunikaci. Využijte snadného online plánování schůzek v Zoomu také k tomu, abyste se informovali o průběžném stavu věcí skrze hovory face-to-face. Pravidelná komunikace a zpětná vazba jsou teď důležitými motivačními nástroji.
- Nahrajte si schůzky pro ty, kdo se nestíhají připojit. Vaši zaměstnanci budou mít pro práci doma různé podmínky. Hodně se jich navíc stará o děti, a tak třeba někdy nestihnou online schůzku. Využijte toho, že v Zoomu můžete online schůzky nahrát a sdílet. Ušetříte tím čas, který byste strávili opakovaným vysvětlováním.
- Mějte přehled o stavu jednotlivých projektů. A to skrze online platformu, jako je například Notion. Můžete tady komplexně sledovat, jak vaši zaměstnanci pracují. Lze tu psát, editovat, zaznamenávat a zadávat úkoly, poznámkovat, řadit úkoly podle různých měřítek, sdílet různé soubory a využít rychlého vyhledávání i chatu.
- Propojte se s klientem na jedné platformě. Notion neslouží pouze k interní komunikaci. Naopak. V této aplikaci si můžete nastavit složky, které v reálném čase sdílíte i se svými klienty, a tak pomůžete rychlejší a přehlednější výměně informací.
- Čas od času své zaměstnance alespoň trochu pochvalte a buďte empatičtí. Vaši kolegové i nadále potřebují motivaci, tím spíš, pokud doma nemají dobré podmínky k práci. Neuškodí proto čas od času jejich snahu ocenit. Dávejte si také pozor na nedorozumění vzniklá při chatování nebo v e-mailové komunikaci.
Tipy pro zaměstnance
- Začněte místem, kde opravdu můžete pracovat. Zamyslete se, kde budete mít na práci co největší klid. Mělo by to být takové místo, které bude oddělené od místnosti, v níž běžně odpočíváte.
- Prací začínejte každý den ve stejnou dobu. Pravidelný režim je nezbytný, jinak snadno zjistíte, že nestíháte plnit jednotlivé úkoly.
- Rozplánujte si den podle svých skutečných možností. Část z nás už asi zjistila, že doma nedokáže být stejně produktivní jako v kanceláři. Ať je příčina jakákoli, nepropadejte skepsi, ale začněte den tím, že si rozvrhnete úkoly do pracovních bloků s ohledem na dobu vaření oběda, péči o děti nebo venčení psa a přestávky.
- Když si ohledně něčeho vážně nebudete jistí, raději si zavolejte s kolegou. Dlouhým vypisováním e-mailů jen ztrácíte čas, který potřebujete jinde. Ještě horší pak je doufat, že problém vyřešíte sami. Pro práci na dálku platí, že je lepší problém rovnou s někým probrat.
- Dejte svým kolegům vědět, jaké máte podmínky k práci. Pokud ostatní nebudete dostatečně informovat, může docházet k různým nedorozuměním. Informujte o nečekaných situacích kolegy i klienty.
- Problémy, kterými nemusíte nutně zatěžovat šéfa, řešte v chatu. K organizované chatové komunikaci poslouží například aplikace Slack, díky které získáte přehled i o tom, co řeší ostatní.
- Skončete včas. Využijte možnosti nastavení večerky ve svém počítači i telefonu a postupného ztmavování obrazovky, které vám dá signál, že už toho máte nechat.
- Věnujte se odpočinku. Využijte k tomu možností chatovacích nástrojů a dalších aplikací, kde si můžete nastavit status „do not disturb“. A zkuste si zameditovat nebo zacvičit s dětmi.
Kromě zmíněného Zoomu, Notionu nebo Slacku máte na výběr i z dalších digitálních nástrojů.
Využít můžete například:
- MS Teams, Google Hangouts, Whereby, WhatsApp nebo Skype for Business pro videohovory a chat,
- Trello, ProofHub, Basecamp, Asana pro snadnější správu firemních projektů,
- aplikace Miro, Mural nebo Figma k vytváření virtuálních nástěnek a vizuálních map,
- Hub Staff, Time Doctor nebo Rapid Planning Method pro dodržování časového plánu
- aplikaci Chimp or Champ, se kterou lze měřit pocity štěstí u zaměstnanců.