Jak na efektivní time management? Všímejte si vlastních možností

Odevzdat včas důležitý projekt, zvládat každodenní agendu, pečovat o sebe a ještě si najít čas na odpočinek? Těžké zadání, které však není nesplnitelné. Se správnou organizací času nám kromě mobilních online kalendářů a to-do listů pomůžou i odborné studie, které zkoumají, jak funguje lidská psychika.

Výzkumy například ukazují, že obvyklá doporučení a time management metody neberou v úvahu, jak lidé čas opravdu prožívají. Joe Matthews, Don DeBolt a Deb Percival, kteří dlouhodobě zkoumají vedení franšízových řetězců, v článku 10 Time Management Tips to Work rozlišují dva typy času – hodinový a skutečný. Zatímco hodinový čas chápou jako systém, který je úplný a který zdánlivě běží bez zádrhelů, skutečný čas je ten, který máme „ve své hlavě“.

Skutečný čas se od toho hodinového velmi liší. Někdy nám zdánlivě protéká mezi prsty, jindy se nekonečně vleče. Různé prožívání času v závislosti na situacích pak může vést k tomu, že klasické rady, jak na efektivní time management, nefungují, protože se orientují pouze na hodinový čas, jsou příliš univerzální a neberou v potaz další aspekty lidské psychiky. 

Zjistěte, jak se cítíte při plnění stanovených úkolů

Propast mezi tím, jak čas plyne a jak ho lidé prožívají, studují vědci z oboru psychologie a neurovědy už více než 150 let. Základní roli přitom hraje štěstí, smutek, strach a další emoce, které mají vliv na to, jak pociťujeme průběh sekund a minut.

Se zajímavým zjištěním přišla například francouzská profesorka vývojové a kognitivní psychologie Sylvie Droit-Voletová. Ta nechala skupinu lidí sledovat smutné, neutrální a děsivé videoklipy. A ukázalo se, že když měli diváci hororových snímků strach, zdál se jim čas sledování delší.

Co si z toho odnést do každodenní praxe? Možná se vám stává, že před sebou máte úkol a nevíte, jestli ho zvládnete. Možná vám přijde, že čas před deadlinem utíká příliš rychle, anebo se naopak vleče. Zdá se vám, že před sebou valíte práci jako těžký kámen a nemůžete se dočkat, až se ho zbavíte. To, jak prožíváte běžné i neobvyklé činnosti, je pro časové plánování důležitým faktorem. Abyste vůbec byli schopní navrhnout si dobrý časový plán, začněte nejprve tím, že si budete všímat, v jakých situacích se vám daří plnit úkoly lépe, co vás baví méně a co zase víc. 

Víte, jaký jste chronotyp?

Velkou roli při organizování vlastního času hraje podle amerického doktora a autora knihy The Power of When: Discover Your Chronotype Michaela Breuse také váš biorytmus. Pokud víte, jaký máte typ tzv. cirkadiánního rytmu, můžete snáze zmapovat své možnosti a zjistit, kdy jste nejproduktivnější a kdy byste si raději měli jít lehnout.

Michal Breus, kterému se přezdívá „doktor spánku“, přišel s konceptem čtyř chronotypů. Pokud znáte dělení na sovy a ranní ptáčata, jde o podobný koncept. Avšak s tím rozdílem, že Breus bere v potaz i osobnostní rysy člověka a kvalitu jeho spánku. Na základě toho pak dělí lidi na čtyři chronotypy: lvy, medvědy, vlky a delfíny. Každý z nich je produktivní – akorát v trochu jiném čase. A liší se i tím, kdy by měli jíst, spát nebo pít kávu, říct si o povýšení v práci či plnit složitější úkoly.

Lvi nemají problém s časným vstáváním a dokážou se již od brzkého rána soustředit na práci. Kolem odpoledne na ně ale padá únava a mají tendenci chodit dříve spát. Chronotyp medvěda je nejčastější – ve společnosti se k němu řadí 50 až 55 % lidí, a proto není divu, že běžný pracovní den běží podle jeho rytmu. Bdělost i spánek medvěda totiž kopíruje sluneční cyklus, a tak medvědi dokážou pracovat a být vzhůru od sedmi do jedenácti večer, odpoledne na ně ale také padá únava a v noci potřebují svou zaslouženou dávku spánku – ideálně kolem osmi hodin.

Vlkům se vstává hůře, a na rozdíl od chronotypu lva a medvěda je nejproduktivnější a nejkoncentrovanější v odpoledních a večerních hodinách. A delfíni? Ti údajně spí jen na polovinu mozku a často sami sebe vnímají jako insomniaky, protože mají problém v noci přestat myslet. Nejproduktivnější bývají kolem deváté a desáté hodiny dopoledne.

Breus svou teorii opírá o mnohaleté zkušenosti z práce s lidmi, kteří trpí nespavostí, ale také o poznatky z neurochemie. Jaký jste chronotyp? Zjistěte to pomocí jednoduchého kvízu. Breus zkrátka ukazuje, že dělat věci ve vlastním čase, podle individuálního nastavení a biologických dispozic, je nezbytné. Jen tak můžete čas využívat kvalitně.

Mental Contrasting

Dobrý časový plán potřebuje mít také dobré cíle, které nás motivují k tomu, abychom plán dodrželi. S tím souvisí tzv. mental contrasting psycholožky Gabrielle Oettingenové. Jedná se o seberegulační metodu, která vede k dosažení cíle v souladu s očekáváním dané osoby a napomáhá dalšímu osobnímu rozvoji.

Nejprve si představíte pozitivní událost nebo cíl, kterého chcete dosáhnout – třeba když chcete mít excelentní prezentaci v práci. Pak se zamyslíte nad tím, co vás drží zpátky nebo vám brání v tom, abyste mety dosáhli. Například důsledná rešerše na prezentované téma. Kontrast mezi tím nejlepším možným výsledkem a současnou realitou odhalí, jaké překážky vás čekají a kolik času budete naplňování cíle muset věnovat. Navíc díky tomu ušetříte mnoho energie a poznáte, kam ji máte směřovat.

Eisenhowerův princip a únava z rozhodování

Schopnost nastavit si správně priority pořád zůstává důležitým uměním. A pokud s ním máte potíže, může vám pomoci tzv. Eisenhowerův princip. Ten se skládá ze čtyř částí, které reflektují různé míry urgentnosti. Pomůže vám správně nastavit pořadí věcí, které potřebujete řešit.

Nejprve byste se měli soustředit na urgentní a důležité úkoly, které musíte zvládnout ještě ten den. Další důležité, ale méně urgentní úkoly si potom rozvrhněte v čase (například si zapište do kalendáře, kdy se máte ozvat obchodnímu partnerovi). Co je velmi urgentní, ale ne tolik důležité, zkuste předat relevantnímu kolegovi. A nakonec to, co není ani urgentní, ani důležité, nedělejte vůbec.

Už víte, jak si lépe zorganizovat den a stíhat i další věci ve svém osobním životě? I tak může přijít chvíle, kdy na vás padne velká únava nebo se objeví nečekané komplikace. Proto byste neměli zapomínat na to, jak důležité je umět říct druhým „ne“. Jinak bude počet úkolů neustále narůstat a snadno vás zahltí.